Whistleblowing System
Penerapan pelaporan pelanggaran (Whistle Blowing) merupakan salah satu upaya
PT BPR Kusuma Sumbing untuk meningkatkan efektivitas
pelaksanaan tata kelola Perusahaan yang baik (Good Corporate Governance/GCG).
Pelaksanaan Whistle Blowing merupkan bagian dari pengendalian Bank dalam rangka
mencegah adanya pelanggaran yang dapat mengganggu kelangsungan bisnis Bank
serta mengakibatkan kerugian finasial maupun non finansial kepada Bank, seperti
publikasi negatif yang akan berpengaruh pada reputasi Bank maupun hilangnya
kepercayaan masyarakat kepada Bank.
1. Tujuan kebijakan
Tujuan dari kebijakan ini adalah :
| 1.1 |
Sebagai salah satu implementasi Good Corporate Governance pada Bank
|
| 1.2 |
Menyediakan peraturan tertulis yang berfungsi mencegah timbulnya risiko
finansial dan reputasi disebabkan adanya kasus Fraud, tindakan melanggar
etika (seperti pemberian/penerimaan suap, hadiah, atau fasilitas tertentu atau
lain-lainnya) serta pelanggaran lain yang merugikan Bank.
|
| 1.3 |
Mengatur dan mengadministrasikan mekanisme pelaporan internal untuk
mencegah dan menangani pelanggaran secara efektif dan efisien. |
| 1.4 |
Mendorong peran serta karyawan dan pihak eksternal untuk menjaga Bank
dari Kerugian karena pelanggaran |
| 1.5 |
Memberikan perlindungan kepada pihak pelapor (whistleblower), serta
mendorong dan memudahkan pelapor dalam melaporkan pelanggaran atau
potensi pelanggaran. |
2. Definisi Whistle Blowing & Jenis Pelanggaran
Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing) adalah pengungkapan tindakan pelanggaran atau pengungkapan perbuatan
melawan hukum, perbuatan tidak etis/tidak bermoral atau perbuatan lain yang dapat merugikan Bank maupun pihak
yang berkepentingan terhadap Bank (stakeholders), yang dilakukan oleh karyawan atau Pimpinan Bank.
Aktifitas pelanggaran dapat terdiri, namun tidak terbatas atas pelanggaran dibawah ini :
| 2.1 |
FRAUD adalah pelanggaran yang dilakukan secara sengaja terhadap standar/ prosedur dan/ atau
kode etik, termasuk tetapi tidak terbatas kepada pelanggaran yang bersifat kriminal
seperti pelanggaran hukum pidana dan/atau peraturan perbankan yang dapat
menyebabkan, hampir menyebabkan atau telah menyebabkan kerugian material dan
non material kepada Bank atau nasabah dan/atau baik secara langsung atau tidak
langsung yang dapat memberikan keuntungan kepada Pekerja, keluarga Pekerja atau
pihak ke tiga lainnya.
Beberapa pelanggaran yang termasuk kategori Fraud dalah sebagai berikut :
| 2.1.1 |
Yang dilakukan oleh calon debitur, debitur, pegawai/ internal staff, rekanan
usaha atau sindikat terhadap bisnis usaha BPR Kusuma Sumbing berupa:
2.1.1.1 Pemalsuan atau,
2.1.1.2 Penipuan atau,
2.1.1.3 Pencurian atau manipulasi atas data/ informasi/ dokumen,
|
| 2.1.2 |
Yang dilakukan oleh atau melibatkan pegawai/ internal staff berupa:
2.1.2.1 Pencurian/ penggelapan dokumen atau,
2.1.2.2 Pencurian/ penggelapan uang
|
| 2.1.3 |
Kerugian yang timbul akibat dari kesalahan operasional serta akibat dari lemahnya
keputusan kredit
tidak termasuk kategori Fraud |
|
| 2.2 |
Kesalahan operasional yang signifikan
Terkait dengan tindakan yang dilakukan secara tidak sengaja atau tidak disadari sehingga dapat
mengakibatkan kerugian finansial ataupun non finansial bagi Bank.
|
| 2.3 |
Pelanggaran Ketentuan Bank
Meliputi semua bentuk pelanggaran terhadap ketentuan Internal Bank yang signifikan maupun
pelanggaran terhadap ketentuan eksternal yang berlaku.
|
| 2.4 |
Pelanggaran atas kode etik yang berlaku di Bank
|
| 2.5 |
Benturan kepentingan (conflict of interest) terkait dengan tindakan menyalahgunakan nama, fasilitas
aset, atau hubungan baik Bank untuk kepentingan pribadi dalam bentuk apapun termasuk penerimaan
uang, barang, dan fasilitas dari pihak-pihak tertentu tanpa seijin dari Direktur terkait dan/atau
bertentangan dengan kebijakan Bank.
|
| 2.6 |
Tindakan melanggar etika dan moral
Terkait dengan tindakan yang tidak terpuji yang dapat merugikan nama baik Bank, berupa SARA,
pelecehan, konflik kepentingan, penggunaan data Bank, penyalahgunaan aset/inventaris perusahaan,
termasuk ketidakpatuhan terhadap peraturan terkait dan hal-hal lainnya menyangkut etika.
|
| 2.7 |
Tindakan melanggar hukum pidana maupun hukum perdata ataupun peraturan perundang-undangan lainnya,
misalnya pemalsuan tanda tangan pejabat berwenang, penggunaan narkoba, perusakan barang dan
lain-lain.
|
| 2.8 |
Tindakan yang membahayakan keselamatan dan lingkungan kerja, membahayakan keamanan Bank, termasuk
membahayakan aset pihak ketiga/ nasabah.
|
3. Whistle Blower / Pelapor
| 3.1 |
Kategori Whistle Blower adalah :
a. Pihak Internal, meliputi Pimpinan, Pejabat Eksekutif, dan karyawan staf maupun non staf
b. Pihak Eksternal, meliputi eks karyawan, vendor, nasabah, konsultan, dan pihak eksternal
lainnya.
|
| 3.2 |
Pelapor tidak diharuskan menyertakan identitas pelapor. Untuk pelapor yang melampirkan identitasnya
Pelapor dapat membantu memberikan informasi tambahan dalam tahap investigasi dan apabila diperlukan
dapat menjadi saksi dalam tahap tindakan hukum lebih lanjut.
|
| 3.3 |
Jika pelapor memiliki bukti berupa data, informasi atau indikasi awal atas terjadinya pelanggaran,
maka dapat disertakan saat pelaporan.
|
| 3.4 |
Setiap pelapor harus memiliki alasan yang kuat dalam menyampaikan laporan pelanggaran atau potensi
pelanggaran, serta harus memiliki itikad baik (bukan fitnah), tidak dilakukan untuk kepentingan
pribadi semata, ataupun dengan motivasi lain.
|
4. Media Pelaporan dan Whistle Blowing Officer
| 4.1 |
Whistle Blower dapat menyampaikan laporan kepada Petugas Khusus yang ditunjuk (disebut Whistle
Blower Officer) yaitu kepada Bidang Sumber Daya Manusia (SDM) dan atau pihak eksternal yang telah
ditunjuk oleh Bank, melalui :
a. Surat Tertulis
b. Telepon : (0878 AYO LAPOR)
c. Surat elektronik/e-mail yang digunakan adalah email khusus (ksbpusat.ayolapor@gmail.com)
untuk
penerimaan laporan.
d. Media lain yang disediakan oleh Bank seperti kotak tertutup aman atau kotak pos.
|
| 4.2 |
Penggunaan berbagai model ini diputuskan oleh Direksi dan disesuaikan dengan kebutuhan
|
| 4.3 |
Semua media pelaporan yang ada harus bersifat mudah diakses, dibuat atas nama unit WB dan hanya
dapat diakses oleh WB Officer. Informasi mengenai adanya media ini harus disampaikan kepada seluruh
karyawan sebagai bagian dari sosialisasi WB.
|
| 4.4 |
Laporan sebaiknya berisi penjelasan atas pelanggaran yang dilaporakan, tempat/ lokasi/area/unit
terjadinya pelanggaran serta jika memungkinkan disertai data-data (tidak wajib) (contoh laporan
terlampir).
|
| 4.5 |
Proses pelaporan pelanggaran oleh whistle blower kepada pihak eksternal yang ditunjuk oleh Bank dan
pelaporan dari pihak eksternal kepada Biadang SDM akan diatur secara terpisah dari ketentuan ini.
|
5. Kerahasiaan
| 5.1 |
Fasilitas dan perlindungan yang bisa diberikan kepada Whisle Blower adalah :
| a. |
Fasilitas media pelaporan dan administrasinya yang menjamin kerahasiaan identitas
pelapor dan kasus yang dilaporkan. |
b. |
Perlindungan kerahasiaan identitas Whistle Blower.
Perlindungan ini diberikan kepada Whisle Blower yang memberikan identitas dan informasi yang
dapat
digunakan untuk berkomunikasi mengenai kasus yang dilaporkan. |
| c. |
Dalam hal kasus pelanggaran tersebut masuk dalam sengketa di pengadilan, Whistle Blower
ataupun
saksi diberikan fasilitas apabila dimungkinkan sesuai hukum yang berlaku untuk memberikan
keterangan
tanpa harus bertatap muka dengan terlapor pada setiap tingkat pemeriksaan perkara. |
| d. |
Perlindungan dari tindakan balasan oleh Terlapor
Perlindungan ini meliputi perlindungan dari tekanan, penundaan kenaikan pangkat, pemecatan,
gugatan
hukum, ancaman terhadap harta benda serta tindakan fisik dan catatan yang merugikan dalam
file
data
pribadinya (personal file record). |
|
| 5.2 |
Penggunaan berbagai model ini diputuskan oleh Direksi dan disesuaikan dengan kebutuhan
|
| 5.3 |
Pengurangan sanksi dalam hal pelapor termasuk terlibat dalam kasus yang dilaporkan.
|
| 5.4 |
WB Officer wajib melakukan monitor dan melaporkan kepada Direktur yang membidangi Kepatuhan, dan/atau
Direktur Utama apabila terjadi masalah dalam perlindungan pelapor, saksi dan terlapor.
|
Ajukan Aduan / Laporan
